Najczęściej, sprzedaż towarów i usług wymaga ewidencjonowania obrotu przy użyciu urządzenia fiskalnego. Zatem zakup kasy bądź drukarki, jej rejestracja oraz instalacja, to podstawowe wymogi określone przez Ministerstwo Finansów. Podstawowe, ale nie jedyne. Również w dalszym toku prowadzenia działalności przedsiębiorca musi pamiętać o kilku obowiązkach. Na przykład, o kopiach wystawionych paragonów.
Archiwizacja kopii paragonów – co to oznacza w praktyce?
Od 2013 roku, przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej są zobowiązani do przechowywania kopii wystawionych paragonów. Jak długo? Przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności należnego podatku. Zaniechanie tej czynności może się okazać przyczyną podważenia prawidłowości ewidencji obrotu i doprowadzić do przykrych dla podatnika konsekwencji, np. wysokich kar pieniężnych.
Podobnie, jak wydawany klientowi paragon, kopia dokumentu potwierdza właściwy przebieg transakcji oraz dowodzi odprowadzenia należnego podatku. Dlatego, w świetle przepisów, tworzy podstawę dla organów skarbowych do stwierdzenia, czy dany przedsiębiorca respektuje prawo fiskalne.
Jeden wymóg, ale różne sposoby realizacji
W dawniejszych czasach istniał tylko jeden sposób na spełnienie tego obowiązku. Zarówno kasy, jak i drukarki fiskalne umieszczały niezbędne dane na 2 rolkach papieru. Pierwsza była przeznaczona do wystawiania paragonów dla nabywców, druga zaś pełniła rolę kopii, którą następnie przedsiębiorca zabezpieczał oraz przechowywał w porządku i wręcz sterylnych warunkach. To dlatego, że papier termoczuły łatwo mógł ulec zniszczeniu, zaś zgromadzone na nim informacje o zarejestrowanych transakcjach musiały pozostać czytelne przez kolejne lata.
Tradycyjne przechowywanie kopii paragonów na rolkach papieru funkcjonuje do dziś. Z tą różnicą, że obecnie nie jest to jedyna możliwość realizacji tego zadania. Rozwój technologiczny dostarczył nowych rozwiązań także branży fiskalnej. Postępująca cyfryzacja pozwoliła uzyskać producentom nowy rodzaj przechowywania danych. Nowoczesne urządzenia służące prowadzeniu sprzedaży często posiadają opcję zapisu kopii paragonów w formie elektronicznej. Co to oznacza? Te same dane nie są już drukowane, ale przechowywane na niedużej karcie pamięci – najczęściej SD lub microSD. Dzięki temu znika konieczność gromadzenia wielu papierowych rolek oraz obawy związane z ich trwałością. W zamian pojawia się możliwość łatwego i szybkiego przeniesienia informacji na komputer. Co więcej, istnieje opcja dodatkowego zabezpieczenia danych poprzez umieszczenie ich na pendrivie, płycie DVD, dysku zewnętrznym lub innym nośniku.
Wady i zalety obydwu rozwiązań
W zasadzie, elektroniczna kopia ma dużą przewagę nad tradycyjną, dlatego staje się powoli standardem we współczesnych urządzeniach fiskalnych. Ta metoda jest przede wszystkim wygodniejsza i zgodna ze stopniem zaawansowania obecnych technologii użytkowych. Dla początkujących przedsiębiorców wadą może być wyższa kwota, jaką trzeba zapłacić za model dysponujący tym rozwiązaniem. Warto jednak pamiętać, że istnieje realna szansa, aby koszt ten wkrótce się zwrócił – kasy i drukarki wyposażone w elektroniczną kopię paragonów nie potrzebują dodatkowej rolki papieru, a więc pozwalają oszczędzić na materiałach eksploatacyjnych.
a dla mnie elektroniczna kopia nie ma ŻADNYCH wad 😛 ale to moje zdanie 😀