Co przedsiębiorca powinien zrobić z błędem na wystawionym paragonie?

Dużo mówi się o tym, jak ważnym dokumentem – i to w różnych aspektach – jest paragon fiskalny. Dlatego to oczywiste, że za każdym razem musi być wystawiony poprawnie. Ale co jeśli już dojdzie do pomyłki w takim wydruku? Wbrew pozorom, podobna sytuacja to jeszcze nie dramat. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy nie zareagujemy odpowiednio na wspomniane zdarzenie. Tylko jakie właściwie podjąć kroki, gdy nastąpi wystawienie paragonu fiskalnego z oczywistym błędem?

Kilka słów o znaczeniu paragonu fiskalnego

Każdy przedsiębiorca, zobowiązany do pracy z urządzeniem rejestrującym sprzedaż, musi zapoznać się z wymogami, które wynikają z funkcjonujących przepisów i muszą być przez niego spełniane. Jedną z takich kluczowych kwestii jest wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego przy każdej zrealizowanej transakcji na rzecz klienta indywidualnego. Choć wielu nabywcom produktów lub usług dokument ten może się wydawać nieistotny (np. niewart przyjęcia w przypadku drobnych zakupów), to jednak bez względu na wszystko – pozostaje on bardzo ważny. Poświadcza zgodne z prawem prowadzenie działalności, odprowadzanie należnych podatków, a ponadto – stanowi rodzaj umowy pomiędzy przedsiębiorcą i klientem. Umowy, która często zapewnia możliwość korzystania z praw konsumenckich, gdy konieczne staje się zwrócenie towaru lub zareklamowanie usługi. Dlatego paragon fiskalny ma jasno określoną formę, a w jego zawartości muszą znaleźć się konkretne dane i szczegóły. To dokument, którego nie można zastąpić żadnym innym wydrukiem, np. potwierdzeniem z terminala płatniczego. I który, rzecz jasna, musi zostać poprawnie wystawiony.

Na paragonie fiskalnym może znaleźć się błąd!

Wydawałoby się, że wobec sprecyzowanych przepisów i konkretnie ustalonego charakteru urządzeń rejestrujących – na takim dokumencie, jak paragon fiskalny nie może dojść do pomyłki. A jednak procesy związane z ewidencją obrotu są przecież zautomatyzowane jedynie w pewnej części. Ostatecznie to użytkownik technologii sprzedaży je obsługuje: wprowadza dane i wystawia wydruki. Tymczasem czynnik ludzki zawsze może wiązać się z ryzykiem popełnienia błędu – także w przypadku paragonu. Obecność pomyłki na wspomnianym dokumencie nie byłaby problematyczna, gdyby nie fakt, że… wszystkie operacje realizowane na kasie bądź drukarce rejestrującej są trwale zapisywane w pamięci fiskalnej (z tych działań, wystawionych dokumentów itp. powstaje obraz prowadzonej ewidencji obrotu). Co za tym idzie – takiego błędnego paragonu, po jego wydrukowaniu, nie da się ani poprawić, ani wykasować. Z drugiej strony absolutnie nie można podobnego zdarzenia pozostawić bez reakcji.

Ewidencja błędnych paragonów – osobna dokumentacja

Co zrobić, gdy wygenerowany wydruk zawiera pomyłkę? Odpowiedzią na to pytanie są funkcjonujące przepisy prawne. Zgodnie z nimi przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić osobną ewidencję, uwzględniającą wszystkie błędnie wystawione paragony. Sprowadza się to do sporządzania notatek dla takich zdarzeń. W poszczególnych notatkach muszą się znaleźć stosowne informacje, np. o okolicznościach, w jakich doszło do pomyłki, kwocie brutto, wynikającej ze zrealizowania transakcji, czy związanej z nią kwocie podatku VAT. Do każdego wpisu należy dołączyć błędnie wystawiony wydruk. Naturalną koleją rzeczy – trzeba też wydrukować i przekazać klientowi poprawny paragon fiskalny. Warto natomiast wspomnieć, że o sposobie przechowywania takiej osobnej dokumentacji decyduje już przedsiębiorca, nie ustawodawca. Innymi słowy, do gromadzenia takich notatek podatnik może wykorzystać segregator, zeszyt, teczkę lub wybrać inną formę uporządkowanego zbierania wpisów informujących o takich zdarzeniach.

One Reply to “Co przedsiębiorca powinien zrobić z błędem na wystawionym paragonie?”

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Jeszcze tylko to zadanie: *