Dlaczego przedsiębiorca musi zadbać o książkę serwisową?

Jeśli chodzi o „kwestie fiskalne” to jest szereg ważnych spraw, o które podatnik musi zadbać. Z prostego powodu: wynikają one z obowiązującego prawa. Tak jest chociażby nie tylko z zakupem właściwej technologii sprzedaży, jej właściwą obsługą oraz wystawianiem i wydawaniem paragonów. Dotyczy to również archiwizacji kopii wspomnianych wydruków, poprawnej realizacji raportów dobowych i miesięcznych czy… odpowiedniego obchodzenia się z książką serwisową. Ostatnia kwestia może brzmieć nieco enigmatycznie, dlatego dziś właśnie powiemy sobie o niej.

O istocie książki serwisowej słów kilka

Zadajmy sobie na wstępie pytanie, czym w zasadzie jest dokument, dołączany do każdej nabytej kasy lub drukarki fiskalnej. Bo w końcu już sam ten fakt wskazuje na to, że mowa o czymś ważnym. Książka serwisowa zbiera wszystkie najważniejsze informacje, dotyczące konkretnego urządzenia rejestrującego – zarówno te podstawowe, ogólne, jak i „nabyte”, pojawiające się w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Co to oznacza w praktyce? Dokument przedstawia m.in. nazwę i model jakiejś kasy lub drukarki rejestrującej, a także jej numer fabryczny, unikatowy oraz ewidencyjny (nadawany przez Urząd Skarbowy). Ponadto, w książce serwisowej przeczytamy dane użytkownika technologii handlowej, producenta czy firmy, która realizowała fiskalizację. Co jeszcze? Oczywiście, informacje o serwisie uprawnionym do podejmowania działań względem naszej technologii sprzedaży.

Jeśli zaś chodzi o drugi ze wspomnianych rodzajów informacji, to książka ta sukcesywnie jest uzupełniana przez kolejne wpisy, związane ze wszystkimi obowiązkowymi przeglądami technicznymi, naprawami, konserwacjami itd., jakie tylko miały miejsce. Naturalnie, te notatki sporządza uprawniony serwisant. W jakim celu? Książka serwisowa swoimi wpisami informuje o stanie urządzenia fiskalnego i potwierdza jego prawidłowe działanie. Ma to istotne znaczenie przy ocenie prawidłowości prowadzonej ewidencji (podobnie jest z kopiami paragonów czy raportami fiskalnymi). Dlatego brak książki równa się złamaniem przepisów i może prowadzić do różnych kar i niemiłych okoliczności.

Co zrobić z książką serwisową?

Pytanie wbrew pozorom nie jest ani banalne, ani nieważne. W końcu w tej kwestii zabierają głos konkretne przepisy prawne. Zgodnie z nimi, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać książkę serwisową przez cały okres korzystania z przypisanego do niej urządzenia. Chodzi bowiem o to, że przedstawiciele organów skarbowych lub uprawnieni serwisanci podczas interwencji mogą poprosić o ten dokument, a my mamy obowiązek go okazać. Dlatego warto zadbać o książkę serwisową, by była ona bezpieczna i pod ręką, na wypadek podobnych sytuacji. Jeśli już jednak przydarzy się, że dokument zniknął (uległ zniszczeniu lub zgubieniu), to powinniśmy podjąć konkretne kroki. Najpierw sporządzić pisemną informację o zaistniałej sytuacji, którą przekażemy Urzędowi Skarbowemu, a później, korzystając z kopii tego pisma, zgłosić się do producenta urządzenia rejestrującego z prośbą o przekazanie duplikatu książki serwisowej. Jak nietrudno się domyślić, w kontekście tego, co było powiedziane wcześniej – i m szybciej załatwimy taką sprawę, tym lepiej dla nas i obrazu prowadzonej przez nas działalności.